Soutien administratif et logistique, secteur Collectivités

Le masculin est utilisé pour alléger le texte et d’en faciliter la lecture.

Mandat

Mandat temporaire du 4 octobre au 17 décembre 2021

Apporter un soutien administratif et logistique dans le département de la programmation de la Place des Arts pour tout ce qui a trait à l’opérationnalisation des différentes activités gratuites. La personne effectuera différentes tâches de coordination et administratives en vue des activités citoyennes de cet automne.

Tâches

Dans le cadre des activités en lien avec les événements citoyens prévus :

Administration (Activités du secteur Collectivités, dont Art adapté)

• Effectuer toutes les tâches administratives et garder les outils de suivi à jour (Agora, Virtuo, Teams, Excel, etc.) en lien avec les activités du volet Collectivités (Info-Événements, recherches, achats, contrats, paiements, redevances, suivi des dépenses, rapports, listes diverses etc.);
• Recueillir des informations promotionnelles auprès des artistes, suivi et lien avec le département des communications et du marketing pour la mise à jour du site web;
• Rédaction de contenu et recherches diverses lorsque nécessaire;
• Autres tâches connexes.

Soutien à la coordination et logistique des activités (Art adapté, exposition ASTERIA, Micro ouvert autochtone, etc.)

Apporter son soutien à la production des activités du secteur, incluant la logistique :

• Coordonner les horaires et assurer la logistique du programme Art adapté, de ses ateliers et spectacles et agir comme répondant auprès des organismes, des artistes, de l’équipe technique, et assurer le suivi des inscriptions;
• Coordonner les équipes d'accueil et d’agents d’exposition (recruter si nécessaire, faire les horaires, assigner les tâches, accueillir et briefer les équipes)
• Assurer la coordination avec les partenaires impliqués et les différents services de la PDA;
• Respecter le budget des projets selon les paramètres établis par la PDA et fournir à la Société toutes les factures liées aux activités pour vérification et traitement;
• Participer aux rencontres de travail avec la Société et les partenaires impliqués;
• Avoir la charge terrain des activités et veiller au bon déroulement des activités lors de leur déploiement.

Exigences

• Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente à la fonction, acquise dans le milieu des arts de la scène;
• Posséder une excellente connaissance des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtriser Office 365 ou être familier avec la gestion collaborative de documents;
• Détenir un diplôme d’études dans une spécialisation pertinente au poste.

Habiletés personnelles

• Le titulaire du mandat doit faire preuve d’autonomie; un excellent sens de l’organisation et des priorités s’avère nécessaire;
• Le titulaire possède de bonnes habiletés à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers de façon simultanée;
• Le titulaire doit faire preuve d’entregent, de dynamisme, de rigueur et de jugement;
• Le titulaire représente souvent un des premiers contacts des partenaires ou participants au Programme avec la Société. Il ou elle doit avoir une facilité à communiquer et une bonne écoute.

Pour ce mandat à temps plein (35 heures / semaine), le titulaire doit être disponible le soir ou la fin de semaine pour certaines activités.

Les personnes intéressées par ce mandat doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre d’intérêt au plus tard le 26 septembre 2021 à minuit à l’attention de Anne Sophie Gagnon, coordonnatrice Collectivités – agagnon@placedesarts.com.

Les personnes retenues seront contactées entre le 27 septembre et le 1^er octobre 2021.