Dans le présent document, le masculin est utilisé pour alléger le texte et d’en faciliter la lecture.
MANDAT
Sous l’autorité de la Coordonnatrice, Collectivités, le coordonnateur de production apporte un soutien à celle-ci pour tout ce qui a trait à l’opérationnalisation de différentes activités gratuites qui lui seront assignées. La personne occupant ce poste effectuera différentes tâches de coordination et administratives en vue de la production des activités citoyennes de la période pour laquelle le contrat est donnée.
TÂCHES
Soutenir la coordonnatrice Collectivités dans les différentes tâches entourant la planification et l’administration des activités en lien avec des événements citoyens prévus :
Administration (Activités du secteur Collectivités dont Art adapté)
- Lancer le processus d’inscriptions pour l’année 2021-2022 d’un programme d’ateliers de médiation culturelle et suivi des inscriptions (sollicitation des organismes, recherche de nouveaux organismes, rappels, et suivi des inscriptions)
- Préparer des contrats, envoyer et faire le suivi interne et externe des ententes pour diverses activités
- Recueillir des informations promotionnelles auprès des artistes, suivi et lien avec le département des communications et du marketing pour la mise à jour du site web
- Rédaction de contenu lorsque nécessaire
- Recherches diverses, mise à jour des documents de suivis
- Autres tâches connexes
Production d’activités (Festival l’Art en soi du 16 au 26 septembre et autres)
Participer à la production des activités sur l’Esplanade de la Place des Arts, incluant la logistique :
- Faire les suivis administratifs et la coordination avec les partenaires impliqués et les différents services de la PDA
- Respecter le budget du projet selon les paramètres établis par la PDA et fournir à la Société toutes les factures liées à l’événement pour vérification et traitement
- Préparer les ententes et faire le suivi auprès des artistes et partenaires
- Participer aux rencontres de travail avec la Société et les partenaires impliqués.
- Former une équipe d'accueil (Recruter, faire horaires, assigner les tâches, préparer guide d'accueil, Accueillir et briefer l'équipe d'accueil)
- Coordonner le catering
- Avoir la charge terrain des activités et veiller au bon déroulement des activités lors de leur déploiement
- Effectuer du démarchage auprès d’organismes culturels et communautaires afin de faire la promotion des activités
- Dresser un bilan et documenter l’événement
EXIGENCES
- Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente à la fonction, acquise dans le milieu des arts de la scène;
- Posséder une excellente connaissance des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Maîtriser Office 365 ou être familier avec la gestion collaborative de documents
- Détenir un diplôme d’études dans une spécialisation pertinente au poste
HABILETÉS PERSONNELLES
- Le titulaire du mandat doit faire preuve d’autonomie; un excellent sens de l’organisation et des priorités s’avère nécessaire.
- Le titulaire doit faire preuve d’entregent, de dynamisme, de rigueur et de jugement.
- Le titulaire représente souvent un des premiers contacts des partenaires ou participants au Programme avec la Société. Il ou elle doit avoir une facilité à communiquer et une bonne écoute.
Pour ce mandat à temps plein (35 heures / semaine), le titulaire doit être disponible le soir ou la fin de semaine pour certaines activités.
Les personnes intéressées par ce mandat doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le 28 mars 2021 à 17 h à l’attention de Anne Sophie Gagnon, coordonnatrice Collectivités – agagnon@placedesarts.com
Seules les personnes retenues en entrevue seront contactées. Les entrevues se tiendront les 31 mars et 1er avril 2021.
